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XRechnung mit Word erstellen

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Anleitung & Tools📅 4. Juni 2026 · ⏱ 6 Min. Lesezeit

XRechnung mit Word erstellen: Was geht, was nicht geht — und was besser funktioniert

Kurzantwort: Mit Microsoft Word allein lässt sich keine normkonforme XRechnung erstellen. Word erzeugt .docx- oder PDF-Dateien — aber keine XML nach EN 16931. Die gute Nachricht: Es gibt kostenlose Online-Generatoren, die ohne Installation und ohne Abo normkonforme XRechnungen erzeugen.

Millionen von Unternehmen in Deutschland stellen ihre Rechnungen noch mit Word-Vorlagen. Bis Ende 2026 ist das im B2B-Bereich (mit Zustimmung des Empfängers) noch erlaubt — danach greift die E-Rechnungspflicht. Wir erklären, warum Word nicht ausreicht und was die einfachste Alternative ist.

Warum Word keine XRechnung erzeugen kann

Eine XRechnung ist kein optisch aufbereitetes Dokument — sie ist eine strukturierte XML-Datei, die maschinell gelesen werden kann. Der Standard EN 16931 definiert exakt, welche Felder in welchem Format und in welcher Reihenfolge enthalten sein müssen.

Word kann:

  • Optisch ansprechende Rechnungen als .docx oder PDF erstellen
  • XML-Daten speichern (aber nicht im XRechnung-Schema)
  • Als Vorlage für die Dateneingabe dienen

Word kann nicht:

  • XRechnung-konforme XML nach UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII erzeugen
  • Alle 53 Pflichtfelder nach EN 16931 korrekt strukturieren
  • Steuerberechnungen nach XRechnung-Schema validieren
  • ZUGFeRD-Hybrid-PDF (PDF + eingebettetes XML) erstellen
  • GoBD-konforme revisionssichere Archivierung gewährleisten

E-Rechnungspflicht: Was und ab wann?

Ab wannWerWas
Seit 01.01.2025Alle B2B-UnternehmenEmpfangspflicht (E-Rechnungen empfangen)
Bis 31.12.2026Alle B2B (Übergangsfrist)PDF/Word noch erlaubt (mit Empfänger-Zustimmung)
Ab 01.01.2027Umsatz > 800.000 € (2025)Ausstellungspflicht: nur noch E-Rechnung
Ab 01.01.2028Alle übrigen B2B-UnternehmenAusstellungspflicht: nur noch E-Rechnung
Dauerhaft ausgenommenB2C (Privatpersonen)PDF/Word weiterhin erlaubt

Mehr zu Fristen und Übergangsregelungen: E-Rechnung Übergangsfrist 2025–2028

Die besten Word-Alternativen: Kostenlose XRechnung-Erstellung

Diese Tools ersetzen Word vollständig und erzeugen normkonforme XRechnungen — ohne Installation oder teure Software:

Mustang Project Generator

Empfehlung
Typ: Online-Generator (Web)Kosten: KostenlosFormate: ✅ XRechnung + ZUGFeRD

Einstieg: Sofort, kein Login

PDF24 XRechnung

Einsteiger
Typ: Online-Generator (Web)Kosten: KostenlosFormate: ✅ XRechnung

Einstieg: Sofort, kein Login

Lexoffice

KMU-Empfehlung
Typ: BuchhaltungssoftwareKosten: Ab 7,90 €/MonatFormate: ✅ XRechnung + ZUGFeRD + PDF

Einstieg: 30 Tage kostenlos testen

sevDesk

Freelancer
Typ: BuchhaltungssoftwareKosten: Ab 8,90 €/MonatFormate: ✅ XRechnung + ZUGFeRD

Einstieg: 14 Tage kostenlos testen

EinfachX (Desktop)

Datenschutz
Typ: Windows-App (offline)Kosten: KostenlosFormate: ✅ XRechnung

Einstieg: Download, kein Cloud-Konto

Empfehlung: Für bis zu 20 Rechnungen pro Monat reicht der Mustang Project Generator (kostenlos, kein Login). Für höheres Volumen oder wenn Sie eine Word-ähnliche Oberfläche mit automatischer XRechnung-Erzeugung wünschen: Lexoffice (30 Tage gratis, ab 7,90 €/Monat).

So migrieren Sie Ihre Word-Vorlage zur XRechnung

Wenn Sie bisher Word-Rechnungen gestellt haben, sind das Ihre nächsten Schritte:

1

Stammdaten zusammenstellen

Notieren Sie Ihre USt-IdNr., IBAN, Firmenanschrift und (falls Behördenrechnungen) die Leitweg-IDs Ihrer Auftraggeber. Diese Daten brauchen Sie in jedem Generator.

2

Empfangspflicht jetzt sicherstellen

Seit 01.01.2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Richten Sie zumindest ein E-Mail-Postfach ein, das XML-Anhänge akzeptiert. Besser: Software mit automatischem Import.

3

Kostenlosen Generator testen

Erstellen Sie eine Testrechnung mit dem Mustang Generator. Vergleichen Sie das Ergebnis mit Ihrer bisherigen Word-Vorlage. Prüfen Sie die XML mit dem KoSIT-Validator.

4

Buchhaltungssoftware testen (optional)

Wenn Sie mehr als 10–15 Rechnungen pro Monat stellen, testen Sie Lexoffice oder sevDesk 30 Tage kostenlos. Die Oberfläche ähnelt Word, erzeugt aber automatisch normkonforme XRechnungen.

ZUGFeRD: Die "Word-ähnlichste" E-Rechnungslösung

Wer sich noch nicht von der gewohnten PDF-Ansicht trennen möchte, kann ZUGFeRD nutzen: ein PDF, das ein normkonformes XML eingebettet enthält. Das PDF sieht aus wie eine normale Rechnung, enthält aber alle strukturierten Daten für die maschinelle Verarbeitung.

Lexoffice, sevDesk, DATEV und viele weitere Software-Lösungen erzeugen ZUGFeRD direkt aus Ihren Rechnungsdaten. Mehr dazu: XRechnung vs. ZUGFeRD — Was ist der Unterschied?

Häufige Fragen: XRechnung mit Word

Nein, nicht direkt. Word erzeugt .docx- oder .pdf-Dateien, aber keine normkonforme XML-Datei nach dem XRechnung-Standard EN 16931. Eine Word-Rechnung, auch wenn sie als PDF gespeichert wird, ist keine gültige E-Rechnung im gesetzlichen Sinne.

Für den B2B-Bereich nein: Ab 1. Januar 2027 (Umsatz > 800.000 €) bzw. ab 1. Januar 2028 (alle übrigen Unternehmen) müssen Rechnungen als strukturierte E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) ausgestellt werden. PDFs und Word-Rechnungen erfüllen diese Anforderung nicht.

Es gibt vereinzelte inoffizielle Word-Makros und Add-ins, die XRechnung-XML aus einem Word-Dokument exportieren, aber diese sind nicht offiziell geprüft oder zertifiziert. Für normkonforme XRechnungen empfiehlt sich ein dedizierter Generator oder eine Buchhaltungssoftware.

Die Daten aus Ihrer Word-Vorlage (Name, Adresse, Positionen, Steuer) können Sie manuell in einen kostenlosen Online-Generator eingeben — z. B. Mustang Generator oder PDF24. Langfristig lohnt sich die Migration zu einer Buchhaltungssoftware, die Word-Daten automatisch importiert.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein lesbares PDF mit eingebettetem XML. Es ist oft einfacher einzuführen, weil das PDF für Menschen lesbar bleibt. Lexoffice, sevDesk und DATEV können ZUGFeRD direkt aus einer normalen Rechnungsvorlage erzeugen — das ist die "modernisierte Word-Rechnung".

B2B: Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen mit Zustimmung des Empfängers noch PDF- oder Papierrechnungen stellen (Übergangsfrist). Ab 2027 bzw. 2028 ist die E-Rechnungspflicht für alle B2B-Unternehmen bindend. Privatrechnungen (B2C) sind von der Pflicht ausgenommen.

Hinweis: Diese Seite ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Fristen, Tool-Namen und Preise können sich ändern — prüfen Sie aktuelle Informationen beim Bundeszentralamt für Steuern und auf den jeweiligen Anbieterseiten.

E-Rechnungspflicht: Fristen
01.01.2025Empfangspflicht gilt
31.12.2026PDF-Übergangsfrist endet
01.01.2027Pflicht ab 800k € Umsatz
01.01.2028Pflicht für alle B2B
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