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E-Rechnungsprogramm kostenlos: Die besten Tools für KMU 2025 im Vergleich
Kurzantwort: Für gelegentliche Rechnungen sind der Mustang Generator und PDF24 dauerhaft kostenlos. Für regelmäßige Nutzung (10+ Rechnungen/Monat) empfiehlt sich Lexoffice (30 Tage kostenlos, dann ab 7,90 €/Monat) — wegen automatischer GoBD-Archivierung und DATEV-Anbindung.
Ab 2025 müssen alle deutschen B2B-Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können — ab 2028 auch ausstellen. Wir zeigen, welche E-Rechnungsprogramme kostenlos oder günstig sind und wann sich eine Investition lohnt.
E-Rechnungspflicht: Was kommt wann?
Alle B2B-Unternehmen müssen XRechnung/ZUGFeRD empfangen können.
Großunternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen.
Alle B2B-Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen ausstellen.
Kostenlose und günstige E-Rechnungsprogramme im Vergleich
| Programm | Preis | XRechnung | ZUGFeRD | GoBD | DATEV |
|---|---|---|---|---|---|
| Mustang Project GeneratorOnline-Generator | KostenlosDauerhaft kostenlos | ✅ | ✅ | ❌ Keine Archivierung | ❌ |
| E-Rechnungsportal (Bund)Online-Portal | KostenlosDauerhaft kostenlos (B2G) | ✅ | ⚠️ Nur EN-16931 | ❌ Keine Archivierung | ❌ |
| PDF24Online-Generator | KostenlosDauerhaft kostenlos | ✅ | ❌ | ❌ Keine Archivierung | ❌ |
| LexofficeBuchhaltungssoftware | Ab 7,90 €/Monat30 Tage kostenlos | ✅ | ✅ | ✅ GoBD-konform | ✅ Export |
| sevDeskBuchhaltungssoftware | Ab 8,90 €/Monat14 Tage kostenlos | ✅ | ✅ | ✅ GoBD-konform | ✅ Direktanbindung |
| FastBillBuchhaltungssoftware | Ab 9,00 €/Monat14 Tage kostenlos | ✅ | ✅ | ✅ GoBD-konform | ✅ Export |
Welches E-Rechnungsprogramm ist das richtige für Sie?
🔵 Für Gelegenheitsnutzer
→ Mustang Generator oder PDF24
- Weniger als 10 Rechnungen/Monat
- Keine GoBD-Archivierung nötig
- Kein Steuerberater-Workflow
🟡 Für Kleinunternehmer
→ Lexoffice Starter oder sevDesk
- 10–50 Rechnungen/Monat
- Kleinunternehmer-Regelung (§19 UStG)
- Steuerberater-Anbindung erwünscht
🔴 Für wachsende KMU
→ Lexoffice Professional oder DATEV
- Mehr als 50 Rechnungen/Monat
- GoBD-Archivierung zwingend nötig
- Mahnwesen und SEPA inklusive
Kostenlos vs. kostenpflichtig: Was fehlt Ihnen wirklich?
Kostenlose E-Rechnungsprogramme haben einen entscheidenden Nachteil: Sie archivieren nichts. Für GoBD-Konformität müssen Rechnungen 10 Jahre unveränderlich aufbewahrt werden — das muss bei kostenlosen Tools manuell organisiert werden:
- Originaldatei (XML) sicher speichern — unveränderlich, z.B. auf einem schreibgeschützten Speicher
- Backup-System einrichten — mindestens 3-2-1-Regel (3 Kopien, 2 Medien, 1 extern)
- Kein Überschreiben — jede Version muss nachvollziehbar sein
- 10 Jahre Aufbewahrungspflicht für Geschäftsbriefe und Rechnungen
Wichtig für Kleinunternehmer: Auch wenn Sie die Kleinunternehmer-Regelung nach §19 UStG nutzen, gilt die GoBD-Archivierungspflicht. Eine Buchhaltungssoftware ab 7,90 €/Monat übernimmt die GoBD-konforme Archivierung automatisch — das ist oft weniger Aufwand als manuelle Speicherung.
Häufige Fragen zu E-Rechnungsprogrammen
Hinweis: Diese Seite ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Preise und Funktionen der genannten Software können sich ändern — prüfen Sie die aktuellen Angaben auf den jeweiligen Anbieterseiten.
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