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Tools & Software📅 20. April 2026 · ⏱ 7 Min. Lesezeit

XRechnung Software kostenlos: Die besten Tools 2025 im Vergleich

Kurzantwort: Es gibt mehrere dauerhaft kostenlose XRechnung-Tools — für gelegentliche Nutzung sind das E-Rechnungsportal des Bundes, Mustang Generator und PDF24 die besten Optionen. Für regelmäßige Nutzung lohnt eine kostenpflichtige Buchhaltungssoftware ab 7,90 €/Monat.

Ab 2027 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen ausstellen. Doch nicht jedes Unternehmen braucht sofort eine kostenpflichtige Lösung. Wir haben die besten kostenlosen XRechnung-Tools verglichen — damit Sie die richtige Wahl treffen.

Kostenlose XRechnung-Tools im Vergleich

E-Rechnungsportal des Bundes

Behörden-Pflicht
Kosten: KostenlosTyp: Web-PortalGeeignet für: Bundesbehörden

Vorteile

  • Offiziell & sicher
  • Direkte Übermittlung
  • Validierung inklusive

Nachteile

  • Nur Bundesbehörden
  • Registrierung nötig
  • Keine B2B-Nutzung

Mustang Project Generator

Beliebt für B2B
Kosten: KostenlosTyp: Online-ToolGeeignet für: B2B, gelegentliche Nutzung

Vorteile

  • Keine Registrierung
  • XRechnung + ZUGFeRD
  • Open Source

Nachteile

  • Datei geht an Server
  • Kein DATEV-Export
  • Keine Archivierung

PDF24 XRechnung

Einfachste Bedienung
Kosten: KostenlosTyp: Online-ToolGeeignet für: Einsteiger, Einzelrechnungen

Vorteile

  • Sehr einfache Bedienung
  • Kein Login
  • Browser-basiert

Nachteile

  • Begrenzte Anpassung
  • Kein Stapel-Export
  • Keine Archivierung

EinfachX (Desktop)

Offline & Datenschutz
Kosten: KostenlosTyp: Windows-SoftwareGeeignet für: Datenschutzbewusste Nutzer

Vorteile

  • Läuft lokal (offline)
  • Keine Datenweitergabe
  • Kostenlos

Nachteile

  • Nur Windows
  • Keine Cloud-Anbindung
  • Kein Auto-Update

Lexoffice (30 Tage gratis)

Empfehlung für KMU
Kosten: Ab 7,90 €/MonatTyp: BuchhaltungssoftwareGeeignet für: Regelmäßige Nutzung, KMU

Vorteile

  • GoBD-Archivierung
  • DATEV-Export
  • Vollautomatisch

Nachteile

  • Kostenpflichtig nach Test
  • Registrierung erforderlich

Wann reicht kostenlose Software?

Kostenlose XRechnung-Tools eignen sich für:

  • Gelegentliche Rechnungen — bis etwa 5–10 pro Monat
  • Rechnungen an Behörden — über das offizielle E-Rechnungsportal
  • Einstieg und Testen — bevor Sie sich für eine Software entscheiden
  • Einzelunternehmer/Freelancer mit wenigen Kunden

Wann lohnt sich kostenpflichtige Software?

Ab einem bestimmten Volumen zahlt sich eine kostenpflichtige Buchhaltungssoftware aus — durch Zeitersparnis, automatische GoBD-Archivierung und DATEV-Anbindung:

SituationKostenlosKostenpflichtig
Rechnungen/Monat< 10> 10
GoBD-ArchivierungManuellAutomatisch
DATEV-ExportNicht verfügbarInklusive (je nach Tool)
Eingehende XRechnungenManuell öffnenAutomatischer Import
MahnwesenNicht inklusiveInklusive
Aufwand pro RechnungCa. 10–15 Min.Ca. 2–3 Min.

Häufige Fragen zu kostenloser XRechnung-Software

Für gelegentliche Nutzung ist das E-Rechnungsportal des Bundes die sicherste Wahl (für Behörden). Für B2B-Rechnungen bietet der Mustang Project Generator oder PDF24 eine einfache kostenlose Lösung ohne Registrierung. EinfachX ist die beste Offline-Option für datenschutzbewusste Nutzer.

Ja — für gelegentliche Einzelrechnungen gibt es mehrere dauerhaft kostenlose Tools. Bei regelmäßiger Nutzung (mehr als 10 Rechnungen/Monat) empfiehlt sich eine kostenpflichtige Buchhaltungssoftware, da diese automatische Archivierung, Mahnwesen und DATEV-Anbindung bietet.

Einige kostenlose Tools unterstützen beide Formate. Mustang Project und sevDesk Gratis-Generator erzeugen sowohl XRechnung (reines XML) als auch ZUGFeRD (PDF+XML). Das E-Rechnungsportal des Bundes unterstützt primär XRechnung.

Das Erstellen einer XRechnung mit einem kostenlosen Tool kann GoBD-konform sein, wenn die erzeugte XML-Datei korrekt ist. Die GoBD-konforme Archivierung (unveränderbar, 8 Jahre) muss aber separat sichergestellt werden — entweder durch eine Archivsoftware oder eine Buchhaltungslösung. Einfach ausdrucken reicht nicht.

Lexoffice, sevDesk und FastBill bieten 30-tägige Testversionen an. In der Testphase können Sie vollständige XRechnungen erstellen und versenden. Nach der Testphase kostet Lexoffice ab 7,90 €/Monat, sevDesk ab 8,90 €/Monat.

Ja. Mustang Project ist vollständig Open Source (Java-Bibliothek). EinfachX ist eine kostenlose Windows-Desktopanwendung. Der KoSIT Validator ist offizielles Open-Source-Tool für die Validierung. Für Entwickler bietet die Mustang-Java-Bibliothek eine vollständige Implementierung.

Hinweis: Diese Seite ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Toolnamen und Preise können sich ändern — prüfen Sie die aktuellen Preise auf den jeweiligen Anbieterseiten.

Tools auf einen Blick
E-Rechnungsportal des BundesKostenlos
Mustang Project GeneratorKostenlos
PDF24 XRechnungKostenlos
EinfachX (Desktop)Kostenlos
Lexoffice (30 Tage gratis)Ab 7,90 €/Monat
Mehr als gelegentlich?

Für regelmäßige Nutzung: Buchhaltungssoftware ab 7,90 €/Monat mit vollautomatischer XRechnung-Erstellung.

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