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PDF & XRechnung umwandeln

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Umwandlung & Tools📅 28. Mai 2026 · ⏱ 6 Min. Lesezeit

PDF in XRechnung umwandeln kostenlos — und XRechnung als PDF anzeigen

Wichtig zuerst: Es gibt zwei völlig unterschiedliche Anfragen — (1) eine XRechnung-XML-Datei als lesbares PDF anzeigen, und (2) eine PDF-Rechnung in das XRechnung-Format konvertieren. Beide erklären wir hier mit kostenlosen Tools.

XRechnung ist eine reine XML-Datei — ohne spezielle Software sieht sie aus wie unlesbarer Code. Gleichzeitig wollen viele Unternehmen bestehende PDF-Rechnungen in XRechnung umwandeln. Wir zeigen beide Wege mit kostenlosen Tools.

Weg 1: XRechnung (XML) als PDF anzeigen — kostenlos

Sie haben eine .xml-Datei erhalten und möchten wissen, was drin steht? Diese kostenlosen Viewer machen die XRechnung lesbar:

ToolKostenBesonderheit
E-Rechnungsportal des BundesKostenlosOffizielle Visualisierung, direkt vom Bund
Mustang ViewerKostenlosOpen Source, funktioniert auch lokal
KOSIT PrüfassistentKostenlosOffizielle Validierung + PDF-Ansicht
zugferd-online.deKostenlosEinfache Drag-and-Drop-Ansicht

Schritt-für-Schritt: XRechnung-XML als PDF anzeigen

01

XRechnung-Datei (XML) öffnen

Navigieren Sie auf das E-Rechnungsportal des Bundes oder einen anderen Viewer. Klicken Sie auf „Datei hochladen" und wählen Sie Ihre .xml-Datei aus.

02

Automatische Visualisierung

Das Tool liest die XML-Struktur und stellt die Rechnung als strukturiertes PDF dar – mit Absender, Empfänger, Positionen und Steuerberechnung.

03

PDF herunterladen oder drucken

Klicken Sie auf „Als PDF speichern". Wichtig: Das Original-XML ist das rechtsgültige Dokument. Das PDF dient nur der Lesbarkeit – archivieren Sie immer die XML-Datei!

Hinweis zur Archivierung: Das PDF aus dem Viewer ist nur zur Ansicht gedacht. Die rechtsgültige, GoBD-konforme Version ist immer die originale XML-Datei. Archivieren Sie beide Dateien — unveränderbar und 10 Jahre lang.

Weg 2: PDF-Rechnung in XRechnung umwandeln — geht das?

Die direkte automatische Konvertierung PDF → XRechnung ist technisch sehr schwierig, weil eine normale PDF-Rechnung keine maschinenlesbaren strukturierten Daten enthält. Es gibt keinen zuverlässigen „PDF zu XRechnung Konverter" — hier ist warum:

❌ Was nicht funktioniert

  • PDF einfach umbenennen zu .xml
  • Automatische OCR-Konvertierung (unzuverlässig)
  • Screenshot als XRechnung nutzen

✅ Was wirklich funktioniert

  • Daten manuell in XRechnung-Generator eingeben
  • Buchhaltungssoftware mit XRechnung-Export nutzen
  • ZUGFeRD verwenden (PDF + XML kombiniert)

So erstellen Sie eine neue XRechnung mit kostenlosen Tools

Statt eine alte PDF umzuwandeln, geben Sie die Rechnungsdaten direkt in einen Generator ein:

GeneratorKostenBesonderheit
Mustang Project GeneratorKostenlosFormular ausfüllen → XML herunterladen
E-Rechnungsportal des BundesKostenlosFür Rechnungen an Bundesbehörden
PDF24 XRechnungKostenlosEinfache Eingabemaske, kein Login
EinfachX (Desktop)KostenlosOffline, läuft lokal unter Windows

XRechnung vs. ZUGFeRD: Wann ist ZUGFeRD besser?

Wenn Sie sowohl ein lesbares PDF als auch maschinenverarbeitbare XML-Daten in einer Datei brauchen, ist ZUGFeRD die Lösung. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten XML-Daten — kompatibel mit XRechnung-Empfängern im B2B-Bereich und gleichzeitig ohne Viewer direkt lesbar.

EigenschaftXRechnungZUGFeRD
FormatReines XMLPDF + eingebettetes XML
Menschenlesbar❌ Nur mit Viewer✅ Ja, als PDF
Maschinenlesbar✅ Ja✅ Ja
Behördenpflicht✅ B2G-Standard✅ Akzeptiert als EN-16931
Für B2B✅ Ab 2027 Pflicht✅ Praktischer für Empfänger
Kostenlose Tools✅ Viele✅ Einige

Häufige Fragen zu PDF und XRechnung

Nein – eine einfache PDF-zu-XML-Konvertierung funktioniert nicht automatisch, weil XRechnung strukturierte Daten (Steuernummer, Leitweg-ID, Betragsfelder) braucht, die in einem normalen PDF nicht maschinenlesbar hinterlegt sind. Sie müssen die Rechnungsdaten manuell in ein XRechnung-Tool eingeben oder eine Software nutzen, die Ihre bestehende Rechnungsvorlage in XRechnung exportiert.

Nutzen Sie den kostenlosen Online-Viewer des E-Rechnungsportals des Bundes oder den KOSIT Validator. Laden Sie die XML-Datei hoch und laden Sie die PDF-Ansicht herunter. Alternativ bieten Tools wie Mustang Viewer oder zugferd.de eine kostenlose XML-zu-PDF-Konvertierung an.

Für öffentliche Rechnungen ohne Geschäftsgeheimnisse sind bekannte Tools wie E-Rechnungsportal des Bundes oder KOSIT-basierte Tools sicher. Für vertrauliche Rechnungsdaten empfiehlt sich eine lokale (Offline-)Software wie EinfachX oder der Mustang Generator, der auch lokal betrieben werden kann.

XRechnung ist eine reine XML-Datei (kein visueller Inhalt). ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF mit eingebetteten XML-Daten – dadurch menschenlesbar UND maschinenverarbeitbar. Behörden verlangen XRechnung. Für B2B-Kommunikation ist ZUGFeRD oft praktischer, da der Empfänger keine spezielle Software zum Anzeigen braucht.

Standard-Excel und Word können keine XRechnung erstellen. Es gibt aber spezielle Excel-Templates (z.B. von Kosit oder aus GitHub), die mit Makros eine XML-Datei erzeugen. Einfacher ist die Nutzung eines dedizierten Online-Generators wie mustangproject.org oder dem E-Rechnungsportal.

Die reine Sichtbarmachung (Visualisierung) einer XRechnung als PDF ist kostenlos möglich. Das E-Rechnungsportal des Bundes, der KOSIT Prüfassistent und Mustang Viewer sind komplett kostenlos. Für automatisierte Stapelverarbeitung (viele XRechnungen auf einmal) brauchen Sie ein kostenpflichtiges ERP-System oder eine API-Anbindung.

Hinweis: Diese Seite ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Tool-Links und Preise können sich ändern — prüfen Sie die jeweiligen Anbieterseiten.

Schnellübersicht

XRechnung → PDF anzeigen

E-Rechnungsportal, Mustang Viewer, KOSIT

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