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ZUGFeRD erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung mit kostenlosen Tools
Kurzantwort: ZUGFeRD erstellen in 7 Schritten: Tool wählen → Daten eingeben → Positionen eintragen → Profil EN 16931 wählen → PDF herunterladen → validieren → GoBD-konform archivieren. Kostenlos möglich mit Mustang Generator.
ZUGFeRD ist für viele KMU die praktischere Alternative zur reinen XRechnung: Die Rechnung sieht wie eine normale PDF aus, enthält aber maschinell lesbare XML-Daten. So können Kunden die Rechnung entweder als PDF lesen oder automatisch in ihr Buchhaltungssystem importieren.
ZUGFeRD erstellen: 7 Schritte
Software oder Tool wählen
Wählen Sie entweder einen kostenlosen Online-Generator (Mustang Generator) oder eine Buchhaltungssoftware mit ZUGFeRD-Unterstützung (Lexoffice, sevDesk, FastBill). Für gelegentliche Einzelrechnungen reicht ein kostenloser Generator.
Absender- und Empfängerdaten eingeben
Tragen Sie Ihren vollständigen Firmennamen, Adresse und USt-Identifikationsnummer ein. Geben Sie ebenfalls die vollständigen Empfängerdaten ein. Für B2B-Rechnungen wird die USt-ID des Empfängers empfohlen.
Rechnungspositionen eintragen
Fügen Sie alle Leistungspositionen mit Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Steuersatz ein. Prüfen Sie, ob Netto-, Steuer- und Bruttobetrag korrekt berechnet werden.
ZUGFeRD-Profil auswählen
Wählen Sie das Profil EN 16931 für Standard-B2B-Rechnungen. Das MINIMUM-Profil enthält zu wenige Pflichtfelder für die E-Rechnungspflicht. Bei Rechnungen für öffentliche Auftraggeber kann das EXTENDED-Profil erforderlich sein.
ZUGFeRD-PDF herunterladen
Klicken Sie auf "ZUGFeRD generieren" oder "PDF/A erstellen". Die heruntergeladene PDF-Datei enthält das eingebettete XML — sichtbar für Menschen, maschinenlesbar für Buchhaltungssysteme.
Validieren und versenden
Validieren Sie die Datei optional mit dem Mustang Project Validator. Versenden Sie die ZUGFeRD-PDF per E-Mail — der Empfänger kann sie entweder als normale PDF lesen oder das XML automatisch importieren.
GoBD-konform archivieren
Bewahren Sie die originale ZUGFeRD-PDF-Datei auf — nicht ausdrucken! Für Rechnungen ab 2025 gilt eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren. Die Datei muss unveränderbar gespeichert werden.
ZUGFeRD-Profile: Welches ist das richtige?
| Profil | Pflichtfelder | Geeignet für | EN 16931 |
|---|---|---|---|
| MINIMUM | Wenige | Zahlungsbelege, intern | Nein |
| BASIC WL | Mittel | Einfache Rechnungen | Nein |
| BASIC | Mittel+ | Standard B2B | Nein |
| EN 16931Empfohlen | Vollständig | B2B-Pflicht, empfohlen | Ja |
| EXTENDED | Vollständig+ | Komplexe Geschäfte | Ja |
Häufige Fragen zu ZUGFeRD
Hinweis: Diese Seite ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie aktuelle ZUGFeRD-Versionsanforderungen bei Ihrem Steuerberater oder der FNFE-Arbeitsgruppe.
7 Schritte Übersicht
XRechnung vs. ZUGFeRD
Ausführlicher Vergleich beider Formate — mit konkreter Empfehlung für Ihren Anwendungsfall.
Formatvergleich ansehen →XRechnungRatgeber
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Diese Seite ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bei individuellen Fragen wenden Sie sich bitte an einen zertifizierten Steuerberater.
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