XRechnungRatgeber
Software vergleichen

E-Rechnung GoBD-konform archivieren

StartBlogGoBD-Archivierung E-Rechnung
Archivierung & GoBD📅 4. Juni 2026 · ⏱ 8 Min. Lesezeit

E-Rechnung GoBD-konform archivieren: Anforderungen und die beste Software 2026

Kurzantwort: Die beste E-Rechnungssoftware mit GoBD-konformer Archivierung sind Lexoffice (ab 7,90 €/Monat), sevDesk und DATEV Unternehmen online. Alle drei archivieren Rechnungen automatisch 10 Jahre unveränderbar. Für reine Archivierung ohne Buchhaltung eignen sich spezialisierte DMS-Systeme wie ELO oder DocuWare.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt für alle deutschen Unternehmen die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können — und damit auch, sie korrekt zu archivieren. Was genau GoBD-konform bedeutet, welche Fehler teuer werden können und welche Software das am einfachsten löst, erklären wir in diesem Ratgeber.

Was bedeutet GoBD-konforme Archivierung?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) des Bundesfinanzministeriums definieren, wie elektronische Belege — einschließlich E-Rechnungen — aufbewahrt werden müssen. Ein Verstoß kann bei einer Betriebsprüfung zu Schätzungen des Betriebsergebnisses durch das Finanzamt führen.

📋

Vollständigkeit

Jede Rechnung muss lückenlos archiviert werden — keine Lücken im Rechnungskreis.

🔒

Unveränderbarkeit (Revisionssicherheit)

Archivierte Rechnungen dürfen nicht verändert werden. Jede Änderung muss dokumentiert sein.

💻

Maschinelle Auswertbarkeit

Das Finanzamt muss auf Anfrage maschinell auf alle archivierten Daten zugreifen können.

📄

Originalformat

E-Rechnungen müssen als XML gespeichert werden — nicht als PDF-Ausdruck oder Scan.

📅

10-Jahres-Frist

Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres der Rechnungsstellung.

📝

Protokollierung

Zugriffe und Änderungen müssen nachvollziehbar protokolliert werden.

Achtung: Ein häufiger Fehler ist es, E-Rechnungen ausgedruckt oder als PDF-Kopie zu archivieren. Die XML-Originaldatei muss unveränderbar gespeichert bleiben. Das Finanzamt kann im Rahmen einer GoBD-Prüfung verlangen, dass die Originaldaten maschinell ausgewertet werden können.

Welche E-Rechnungssoftware hat GoBD-konforme Archivierung?

Diese Buchhaltungs- und ERP-Lösungen bieten zertifizierte GoBD-konforme Archivierung — und erzeugen gleichzeitig normkonforme XRechnung und ZUGFeRD:

Lexoffice

Empfehlung KMU
Typ: Buchhaltungssoftware (Cloud)Kosten: Ab 7,90 €/Monat
GoBD: ✅ ZertifiziertArchiv: 10 Jahre, unveränderbarXRechnung: ✅ Erstellung + EmpfangZUGFeRD: ✅ JaDATEV: ✅ DATEV-Export

sevDesk

Freelancer
Typ: Buchhaltungssoftware (Cloud)Kosten: Ab 8,90 €/Monat
GoBD: ✅ ZertifiziertArchiv: 10 Jahre, unveränderbarXRechnung: ✅ Erstellung + EmpfangZUGFeRD: ✅ JaDATEV: ✅ DATEV-Export

DATEV Unternehmen online

Mit Steuerberater
Typ: Steuerberater-SoftwareKosten: Ab 14 €/Monat (zzgl. Steuerberater)
GoBD: ✅ ZertifiziertArchiv: 10 Jahre, Steuerberater-ZugriffXRechnung: ✅ VollständigZUGFeRD: ✅ JaDATEV: ✅ Nativ

Sage 50 / Sage HR

Mittelstand
Typ: Desktop + Cloud ERPKosten: Ab 19 €/Monat
GoBD: ✅ ZertifiziertArchiv: 10 Jahre, lokal + CloudXRechnung: ✅ VollständigZUGFeRD: ✅ JaDATEV: ✅ DATEV-Export

Nextcloud + Plugin (Open Source)

Für Technik-Affine
Typ: Selbst gehostetes DMSKosten: Kostenlos (Hosting erforderlich)
GoBD: ⚠️ KonfigurationsabhängigArchiv: Manuell einzurichtenXRechnung: ⚠️ Plugin nötigZUGFeRD: ⚠️ Plugin nötigDATEV: ❌ Nicht nativ

Kostenloses Archivieren: Was ist möglich?

Rein kostenlose GoBD-zertifizierte Archivierungslösungen für KMU gibt es kaum — aber es gibt Wege, die Kosten zu minimieren:

  • Lexoffice 30 Tage kostenlos testen: Vollfunktionales Abo inklusive GoBD-Archivierung — kein Kreditkarte bei Anmeldung nötig
  • Nextcloud mit Archivierungs-Plugin: Open-Source-Lösung für selbst verwaltete Server — technisch komplex, GoBD-Konformität muss konfiguriert werden
  • Eigener SFTP-Server mit Write-Once-Konfiguration: Für technisch versierte Nutzer; entspricht GoBD-Anforderungen bei korrekter Konfiguration
  • ELSTER-Portal: Für Betriebsausgaben-relevante Dokumente ergänzend nutzbar, kein vollständiges DMS

Tipp: Für die meisten KMU mit unter 100 Rechnungen pro Monat ist Lexoffice (7,90–17,90 €/Monat) die wirtschaftlichste Lösung: XRechnung erstellen, empfangen und GoBD-konform archivieren — alles in einem, ohne eigenen Server.

Schritt-für-Schritt: E-Rechnungen GoBD-konform archivieren

1

Software mit GoBD-Zertifizierung auswählen

Wählen Sie eine Buchhaltungssoftware, die explizit auf GoBD-konforme Archivierung hinweist und idealerweise ein IDW-PS-880-Testat oder eine gleichwertige Zertifizierung vorweist (z. B. Lexoffice, sevDesk, DATEV).

2

Empfangene E-Rechnungen importieren

Leiten Sie eingehende E-Rechnungen direkt an die Software weiter oder richten Sie eine automatische Weiterleitung ein. Die Software importiert die XML-Datei, validiert sie und archiviert sie unveränderbar.

3

Ausgestellte E-Rechnungen automatisch sichern

Moderne Software archiviert jede ausgestellte XRechnung automatisch mit Zeitstempel. Manuelle Nachbearbeitung ist nicht notwendig — und auch nicht erlaubt (Unveränderbarkeit).

4

Aufbewahrungsfrist beachten

10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres. Stellen Sie sicher, dass Ihre Software-Lösung auch nach einem Anbieterwechsel den Export aller archivierten Daten ermöglicht.

5

Datensicherung und Export prüfen

Exportieren Sie regelmäßig alle Daten und testen Sie den Import in ein neutrales Format (z. B. DATEV-Format). Im Fall einer Betriebsprüfung benötigen Sie alle Belege als maschinell auswertbare Daten.

Häufige Fragen zur GoBD-Archivierung von E-Rechnungen

GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form". GoBD-konforme Archivierung bedeutet: E-Rechnungen müssen im Originalformat (XML), unveränderbar (revisionssicher), vollständig und für 10 Jahre maschinell abrufbar gespeichert werden. Einfaches Ausdrucken oder Kopieren in einen Ordner erfüllt diese Anforderung nicht.

Ja, es gibt kostenlose Optionen: Lexoffice bietet eine 30-Tage-Testphase und ermöglicht GoBD-konforme Archivierung. Der Mustang Viewer speichert keine Rechnungen dauerhaft. Kostenlose DMS-Lösungen wie Nextcloud mit entsprechenden Plugins können als Archiv dienen, erfordern aber technisches Know-how. Für die meisten KMU ist ein günstiges Buchhaltungsprogramm (ab 7,90 €/Monat) die praktischste Lösung.

E-Rechnungen (sowohl ausgestellte als auch empfangene) müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden — gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Dies gilt seit 1. Januar 2025 auch für empfangene E-Rechnungen.

Nein. Die gedruckte Version einer E-Rechnung erfüllt nicht die GoBD-Anforderungen. Das XML-Original muss digital und unveränderbar aufbewahrt werden. Der Ausdruck kann zusätzlich für die eigene Übersicht angefertigt werden, ersetzt aber die digitale Archivierung nicht.

Lexoffice, sevDesk, DATEV Unternehmen online und Sage sind führende Lösungen mit zertifizierter GoBD-konformer Archivierung. Alle erzeugen auch XRechnung und ZUGFeRD. Für reine Archivierung ohne Buchhaltungsfunktionen eignen sich spezialisierte DMS-Systeme wie ELO oder DocuWare.

Ja, auch eingehende E-Rechnungen müssen im Originalformat (XML) aufbewahrt werden. Das Weiterleiten als E-Mail oder das Speichern als Screenshot reicht nicht. Viele Buchhaltungsprogramme importieren empfangene XRechnungen automatisch und archivieren sie GoBD-konform.

Hinweis: Diese Seite ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. GoBD-Anforderungen können sich ändern — prüfen Sie aktuelle Vorgaben beim Bundesfinanzministerium oder mit Ihrem Steuerberater.

GoBD-Software im Überblick
LexofficeAb 7,90 €/Monat
sevDeskAb 8,90 €/Monat
DATEV Unternehmen onlineAb 14 €/Monat (zzgl. Steuerberater)
Sage 50 / Sage HRAb 19 €/Monat
Archivierung — Ratgeber

Ausführlicher Ratgeber zur GoBD-konformen Archivierung von E-Rechnungen.

Archivierungs-Ratgeber →